Politica de confidențialitate și protecția datelor cu caracter personal

Operator: NOVUM-GROUP SRL

Denumire comercială: INSTRUMENTALL

IDNO: 1017600000360

Cod TVA: 0609363

Sediul juridic: mun. Chișinău, com. Ciorescu, str. Sfinta Parascheva 26

Adresa magazinului: mun. Chișinău, bd. Moscova 21

Telefon: +373 69 595 958

E-mail: datepersonale@instrumentall.md

Website: www.instrumentall.md

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu legislația aplicabilă a Republicii Moldova, inclusiv:

• Legea nr. 195 din 25.07.2024 privind protecția datelor cu caracter personal, în vigoare din 23.08.2026;
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), în măsura în care este aplicabil serviciilor online transfrontaliere;
• alte reglementări naționale privind comerțul electronic și protecția consumatorului.

Datele cu caracter personal reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

În funcție de modul în care utilizați și interacționați cu Website-ul, Operatorul poate prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume/IDNP, data nașterii;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresa de livrare;
• datele necesare facturării;
• date privind comenzile și produsele achiziționate;
• informații privind comunicarea cu Operatorul;
• datele contului de utilizator;
• date tehnice privind utilizarea Website-ului;
• adresa IP;
• identificatori online și date colectate prin cookie-uri;
• informații privind preferințele și produsele adăugate în coș sau la favorite;
• date furnizate prin formularele de contact;
• date furnizate în cadrul solicitărilor de creditare, în măsura în care acestea sunt necesare și sunt prelucrate în condițiile legii.

Operatorul nu solicită și nu urmărește colectarea unor date care nu sunt necesare pentru scopurile pentru care sunt prelucrate.

Datele cu caracter personal pot fi colectate direct de la persoana vizată, atunci când aceasta:

• creează un cont;
• plasează o comandă;
• completează un formular;
• solicită informații;
• se abonează la comunicări comerciale;
• solicită contactarea de către un consultant;
• solicită achiziționarea unui produs în rate/credit;
• comunică cu Operatorul prin telefon, e-mail sau alte canale disponibile.

Datele pot fi colectate și în timpul utilizării Website-ului, prin intermediul cookie-urilor și al tehnologiilor similare, în condițiile prevăzute de lege și de Politica privind utilizarea cookie-urilor.

Datele pot proveni și din alte surse, în măsura în care acest lucru este permis de legislația aplicabilă și este necesar pentru furnizarea serviciilor sau îndeplinirea obligațiilor legale.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, Operatorul se asigură că acesta este o manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate, exprimată printr-o declarație sau o acțiune clară, de exemplu bifarea unui checkbox dedicat.

Cererea de consimțământ este prezentată într-o formă care o diferențiază clar de alte aspecte, de exemplu de acceptarea Termenilor și Condițiilor, de înscrierea în programul de loialitate sau de acceptarea programului de marketing, utilizând un limbaj clar și simplu.

Persoana vizată are dreptul de a-și retrage consimțământul în orice moment, la fel de ușor cum l-a acordat, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

La evaluarea caracterului liber al consimțământului, Operatorul ține cont de faptul dacă executarea contractului sau accesul la platformă este condiționat de consimțământ pentru prelucrarea unor date care nu sunt necesare executării contractului, în sensul art. 7 alin. (4).

Datele cu caracter personal sunt prelucrate numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime.

Datele sunt utilizate pentru:

• înregistrarea și confirmarea comenzilor;
• contactarea clientului pentru confirmarea comenzii;
• pregătirea produselor;
• livrarea produselor;
• comunicarea informațiilor privind starea comenzii;
• emiterea documentelor fiscale și contabile;
• gestionarea retururilor, schimburilor și reclamațiilor;
• executarea contractului încheiat cu clientul.

Datele pot fi utilizate pentru:

• crearea contului;
• autentificarea utilizatorului;
• recuperarea accesului la cont;
• gestionarea comenzilor;
• păstrarea istoricului comenzilor;
• gestionarea produselor favorite și a altor funcționalități ale contului.

Datele pot fi utilizate pentru a răspunde:

• solicitărilor transmise prin formularul de contact;
• solicitărilor telefonice;
• solicitărilor transmise prin e-mail;
• întrebărilor privind produsele;
• solicitărilor privind comenzile;
• reclamațiilor și sesizărilor.

Cu respectarea cerințelor legale, Operatorul poate transmite informații privind:

• promoții;
• reduceri;
• produse noi;
• produse similare sau complementare;
• oferte speciale;
• noutăți ale companiei;
• campanii și evenimente.

Comunicările comerciale care necesită consimțământ vor fi transmise numai după obținerea acestuia.

Persoana poate retrage oricând consimțământul pentru comunicări comerciale, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

În cazul în care utilizatorul adaugă produse în coș sau în lista de favorite, Operatorul poate prelucra informațiile asociate acestor acțiuni pentru funcționarea Website-ului și, în condițiile legii, pentru comunicări privind o comandă începută, dar nefinalizată.

Comunicările comerciale vor fi realizate numai în temeiul juridic corespunzător.

Datele pot fi prelucrate pentru:

• evidența contabilă și fiscală;
• îndeplinirea obligațiilor privind comerțul electronic;
• soluționarea litigiilor;
• exercitarea sau apărarea drepturilor Operatorului;
• răspunsul la solicitările autorităților publice;
• respectarea obligațiilor prevăzute de legislație.

Operatorul poate prelucra anumite date tehnice și informații privind utilizarea Website-ului pentru:

• prevenirea utilizării abuzive;
• prevenirea fraudelor;
• detectarea activităților neautorizate;
• protejarea conturilor;
• asigurarea securității sistemelor informatice.

Website-ul permite solicitarea unor produse în condiții de creditare.

În aceste situații pot fi solicitate date suplimentare, inclusiv date de identificare necesare procesării cererii.

În cazul în care solicitarea este transmisă către o companie de creditare sau către un partener financiar, datele vor fi transmise numai în măsura necesară procesării solicitării și în conformitate cu legislația aplicabilă și informarea oferită persoanei vizate.

Operatorul nu va utiliza datele furnizate pentru solicitarea creditului în alte scopuri incompatibile cu scopul pentru care au fost colectate.

NOVUM-GROUP SRL, prin intermediul platformei InstrumentAll.md, prelucrează datele cu caracter personal pentru următoarele scopuri, în baza temeiurilor juridice prevăzute de art. 6 din Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal:

Scop: Permiterea plasării, procesării și finalizării rapide a comenzilor online fără obligativitatea creării unui cont de utilizator.

Temei: Executarea contractului sau a măsurilor precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024); interesul legitim al Companiei pentru asigurarea funcționării corecte și securității platformei.

Scop: Înregistrarea și autentificarea utilizatorului, gestionarea profilului de client, oferirea accesului la istoricul detaliat al comenzilor și salvarea setărilor sau a listelor de preferințe.

Temei: Executarea contractului de utilizare a platformei sau măsuri precontractuale la solicitarea utilizatorului (art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024).

Scop: Preluarea, validarea și facturarea produselor achiziționate, livrarea bunurilor prin intermediul serviciilor de curierat partenere, gestionarea retururilor, rambursarea plăților și emiterea actelor fiscale obligatorii.

Temei: Executarea contractului de vânzare-cumpărare la distanță (art. 6 alin. (1) lit. b)) și îndeplinirea obligațiilor legale fiscale, vamale și contabile aplicabile pe teritoriul Republicii Moldova (art. 6 alin. (1) lit. c)).

Scop: Acordarea de puncte de fidelitate, reduceri personalizate, bonusuri speciale și monitorizarea participării clienților în programul de loialitate InstrumentAll.

Temei: Executarea contractului, prin acceptarea Termenilor și Condițiilor aferente programului de loialitate, și interesul legitim pentru administrarea eficientă, stimularea vânzărilor și optimizarea relației cu clienții.

Scop: Notificarea utilizatorului privind confirmarea, statusul, pregătirea și livrarea comenzilor, modificări aduse contului, alerte tehnice sau de securitate, precum și preluarea și soluționarea solicitărilor sau reclamațiilor prin Serviciul Suport Clienți (Call Center/Chat).

Temei: Executarea contractului și interesul legitim de a asigura o asistență tehnică și comercială promptă, eficientă și sigură.

Marketingul direct poate fi realizat prin Email, SMS, Viber, WhatsApp, Telegram, Push și Web Push Notifications.

Scop: Transmiterea de newslettere periodice, oferte promoționale, cupoane promoționale, informații despre produse noi sau servicii similare din portofoliul magazinului și chestionare de evaluare a satisfacției clienților.

Temei:

• consimțământul expres, liber exprimat și specific al persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 195/2024), oferit prin bifarea voluntară a unei căsuțe (checkbox) dedicate și necondiționate pe platformă;
• interesul legitim, prin mecanismul Soft Opt-in, în limitele stricte ale legii, exclusiv pentru clienții existenți ai InstrumentAll.md cărora li se transmit oferte comerciale pentru produse similare celor deja achiziționate, oferindu-le întotdeauna posibilitatea simplă, accesibilă și gratuită de dezabonare, respectiv dreptul de opoziție, în cadrul fiecărui mesaj primit.

Scop: Organizarea, desfășurarea și administrarea campaniilor promoționale, a concursurilor cu extrageri aleatorii, a tombolelor cu premii sau a mecanismelor interactive de tip gamification pentru atragerea și fidelizarea publicului.

Temei: Executarea contractului, prin acceptarea regulamentului oficial al campaniei publicitare respective, și interesul legitim pentru promovarea brandului pe piață.

Scop: Detectarea, analizarea și blocarea tentativelor de fraudă la plată, a atacurilor cibernetice, inclusiv DDoS și phishing, a abuzurilor de drept, inclusiv crearea de conturi false în masă, și asigurarea stabilității tehnice și a integrității site-ului.

Temei: Interesul legitim al Operatorului pentru protejarea propriei activități economice, a infrastructurii IT și a securității datelor utilizatorilor platformei (art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024).

Scop: Păstrarea documentelor contabile, a facturilor și a contractelor conform termenelor legale de arhivare, gestionarea controalelor din partea autorităților statului, inclusiv fiscale și pentru protecția consumatorului, și protejarea intereselor juridice ale Companiei în caz de litigii.

Temei: Îndeplinirea unor obligații legale stricte (art. 6 alin. (1) lit. c)) și interesul legitim de apărare a drepturilor economice și juridice în fața instanțelor de judecată sau a altor autorități publice competente (art. 6 alin. (1) lit. f)).

Pentru procesarea și executarea unei comenzi, Operatorul poate solicita date precum:

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de livrare;
• date necesare facturării;
• informații despre produsul comandat;
• alte informații strict necesare executării comenzii.

Refuzul furnizării datelor necesare poate determina imposibilitatea procesării sau executării comenzii.

În funcție de metoda de plată aleasă, plata poate fi efectuată prin numerar, transfer bancar sau card bancar.

Operatorul nu solicită prin formularul Website-ului datele complete ale cardului bancar decât în măsura în care acestea sunt procesate printr-un serviciu specializat de plată.

Atunci când plata este efectuată printr-un procesator de plăți, anumite date pot fi prelucrate direct de furnizorul serviciului de plată, conform propriilor reguli și politici de confidențialitate.

Operatorul nu vinde și nu închiriază datele cu caracter personal.

Datele pot fi transmise unor terți numai atunci când există un temei legal și numai în măsura necesară scopului respectiv.

Aceștia pot include, după caz:

• furnizori de servicii de livrare;
• procesatori de plăți;
• furnizori de servicii IT și hosting;
• furnizori de servicii de mentenanță a Website-ului;
• furnizori de servicii de comunicare prin e-mail, SMS sau telefon;
• furnizori de servicii de analiză și publicitate, în condițiile legislației și ale consimțământului, atunci când acesta este necesar;
• parteneri financiari sau companii de creditare, atunci când persoana solicită un produs în credit;
• contabili, auditori, consultanți juridici și alți prestatori profesioniști, în măsura necesară;
• autorități publice, instanțe de judecată și alte entități, atunci când divulgarea este impusă de lege.

Operatorul va depune eforturi rezonabile pentru a se asigura că persoanele împuternicite și furnizorii săi prelucrează datele numai conform instrucțiunilor și cerințelor legale aplicabile.

Atunci când un destinatar prelucrează date în numele Operatorului, acesta are calitatea de persoană împuternicită și acționează în baza unui contract care îndeplinește condițiile art. 28 din Legea nr. 195/2024.

În cazul în care anumite servicii utilizate de Operator presupun transmiterea datelor către un alt stat, Operatorul va asigura respectarea condițiilor prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal.

Website-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru:

• funcționarea corectă a Website-ului;
• păstrarea sesiunii utilizatorului;
• funcționarea coșului de cumpărături;
• memorarea preferințelor;
• analiza utilizării Website-ului;
• îmbunătățirea serviciilor;
• publicitate și marketing, atunci când este permis și, după caz, cu consimțământul utilizatorului.

Cookie-urile necesare pot fi utilizate pentru funcționarea Website-ului.

Utilizatorul poate modifica sau retrage opțiunile privind cookie-urile prin intermediul mecanismului de setări disponibil pe Website.

Operatorul păstrează datele cu caracter personal numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau pe perioada impusă de legislația aplicabilă.

Perioada de păstrare poate depinde de:

• existența unei relații contractuale;
• obligațiile fiscale și contabile;
• perioadele de prescripție;
• soluționarea eventualelor reclamații sau litigii;
• necesitatea apărării drepturilor Operatorului;
• retragerea consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• alte obligații legale.

După expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse, anonimizate sau distruse, după caz, cu excepția situațiilor în care păstrarea este necesară în baza unei obligații legale.

Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile și adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii;
• distrugerii;
• modificării neautorizate;
• divulgării;
• utilizării ilegale;
• altor forme de prelucrare neautorizată.

Accesul la date este acordat numai persoanelor care au nevoie de aceste date pentru îndeplinirea atribuțiilor lor profesionale.

Persoana vizată are, în condițiile Legii nr. 195/2024, următoarele drepturi:

• dreptul de a fi informată — art. 12–14;
• dreptul de acces la date — art. 15;
• dreptul la rectificare — art. 16;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) — art. 17;
• dreptul la restricționarea prelucrării — art. 18;
• dreptul la portabilitatea datelor — art. 20;
• dreptul de opoziție, inclusiv față de marketingul direct — art. 21;
• dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv creării de profiluri, în condițiile art. 22;
• dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile menționate mai sus, puteți transmite o cerere scrisă, datată și semnată, inclusiv semnată digital, prin e-mail la adresa info@instrumentall.md sau prin poștă la adresa sediului Operatorului.

Operatorul va răspunde fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii, cu posibilitatea de prelungire cu încă 60 de zile în cazuri justificate, în conformitate cu art. 12 alin. (3) din Legea nr. 195/2024.

În cazul în care există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea solicitantului, Operatorul poate solicita informații suplimentare necesare verificării identității.

Solicitările sunt examinate în termenele și condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Utilizatorul poate opta pentru primirea de oferte și noutăți prin e-mail. Pe Website există o opțiune separată pentru abonarea la comunicări comerciale.

Dezabonarea poate fi efectuată în orice moment prin mecanismul indicat în comunicarea comercială sau prin contactarea Operatorului.

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor, inclusiv, după caz, pseudonimizare, criptare, controale de acces, politici interne de confidențialitate și instruirea personalului.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care poate genera un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, Operatorul va notifica Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și, dacă este cazul, persoana vizată, conform art. 33–34 din Legea nr. 195/2024.

Website-ul poate conține linkuri către site-uri sau servicii aparținând unor terți.

Operatorul nu este responsabil pentru politicile de confidențialitate sau practicile de prelucrare a datelor aplicate de aceste site-uri.

Utilizatorului îi revine responsabilitatea de a consulta politicile de confidențialitate ale site-urilor terțe accesate.

Operatorul poate modifica prezenta Politică ori de câte ori este necesar, inclusiv ca urmare a modificărilor legislative sau a schimbărilor operaționale din platformă.

Versiunea actualizată va fi publicată în platformă, iar, în măsura în care modificările sunt substanțiale sau privesc prelucrări pentru care temeiul este consimțământul, Operatorul va informa utilizatorii și, dacă este necesar, va solicita un nou consimțământ.

Prezenta Politică este guvernată de legislația Republicii Moldova.

În materie de protecție a datelor cu caracter personal se aplică, în special, Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, în vigoare începând cu 23 august 2026, precum și actele normative relevante adoptate în aplicarea acesteia.

Pentru orice întrebări legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, utilizatorii pot contacta NOVUM-GROUP SRL la adresa de e-mail: datepersonale@instrumentall.md

Ultima actualizare: 24 august 2026